Palvelukuvaus tavarantoimittajille

PALVELUKUVAUS TAVARANTOIMITTAJA-ASIAKKAALLE 1.1.2017

1. Palvelun sisältö

Synkka-palvelu (jäljempänä ”palvelu”) on GS1 Finland Oy:n (jäljempänä ”palveluntarjoaja”) ylläpitämä, avoimiin standardeihin ja rajapintoihin perustuva pilvipalvelu. Palvelu on sijoitettu pilviympäristöön siten, että siihen voi ottaa yhteyttä mistä tahansa Internet-yhteydellä. Vastaavasti palvelun standardinmukaiset rajapinnat ovat pilvestä käsin helposti käytettävissä mistä tahansa.

Palvelu tarjoaa asiakkaalle joustavan ja keskitetyn tavan tuotetietojen ja sisällön välittämiseen tiedon tuottajien ja vastaanottajien kesken. Palvelu sisältää muun muassa seuraavat ominaisuudet:

  • Keskitetty GDSN-sertifioitu tuotetietopankki
  • Tuotetietojen lähetys vastaanottajille sekä Suomeen että valikoituihin ulkomaisiin tuotetietopankkeihin
  • Mediatiedostojen lähetys sekä vastaanottajille että kolmansille osapuolille

Palvelua kehitettäessä palveluntarjoaja huomioi saamansa asiakaspalautteen. Kehittämistyötä varten palveluntarjoaja voi pyytää asiakkaalta palautetta käyttökokemuksista ja ehdotuksia palvelun mahdollisesta jatkokehityksestä. Palvelun tarkoituksena on auttaa palvelun käyttäjiä tehokkaassa tuotetietojen välityksessä. Palveluntarjoaja kuitenkin päättää palvelun kehittämissuunnitelman (ns. road-map) suunnittelusta ja toteuttamisesta.

2. Palveluun liittyminen ja asiakkaan vastuut

Voidakseen liittyä ja käyttää palvelua, asiakkaan tulee koko sopimuskauden ajan täyttää alla kuvatut edellytykset ja vastata alla kuvatuista seikoista:

  1. Asiakkaalla tulee olla käytössään GS1-yritystunniste. GS1-yritystunniste on numerosarja, jonka pohjalta voidaan muodostaa yksilöiviä tunnisteita. GS1-yritystunnisteen myöntää palveluntarjoaja tai jonkin muun maan GS1-organisaatio erillisen sopimuksen perusteella. Palvelun käyttöoikeuksien hallinta perustuu voimassa olevan GS1-yritystunnisteen pohjalta muodostettuun GLN-numeroon (Global Location Number).
  2. Asiakkaan tulee nimetä pääkäyttäjä, jolle palveluntarjoaja myöntää käyttöoikeudet palveluun, ja joka vastaa yrityskohtaisten käyttäjätunnusten ylläpidosta. Asiakas voi halutessaan ylläpitää työntekijä- tai työvaihekohtaisia käyttäjätunnuksia.
  3. Asiakkaan palveluun tallentamien ja siellä julkaistujen tuotetietojen tulee täyttää palveluntarjoajan kulloinkin voimassa olevan tuotetietoja koskevan ohjeistuksen määräykset ja vaatimukset. Palveluntarjoaja toimittaa voimassa olevat ohjeistukset asiakkaalle tai vaihtoehtoisesti saattaa ne asiakkaan saataville palvelun verkkosivuille www.gs1.fi.

3. Käytön edellytykset

Asiakas vastaa siitä, että asiakkaan tuotetietojen ja niiden käsittelyn tulee täyttää tässä kohdassa määritellyt vaatimukset, jotta ne voidaan tallentaa ja julkaista palvelussa:

  1. Tuotetietojen tulee läpäistä kansainväliset ja suomalaiset tuotetietojen tarkastukset.
    a. Vain tarkastukset läpäisseet tuotetiedot välittyvät palvelun avulla tuotetietojen vastaanottajille. Luonnoksena tallennetut tai automaattitarkastuksessa hylätyt tuotetiedot eivät välity. Asiakas on velvollinen kustannuksellaan korjaamaan hylätyt tuotetiedot siten, että ne läpäisevät tarkastukset.
    b. Palvelu välittää tarkastukset läpäisseet tuotetiedot vain niille vastaanottajille, jotka ovat tehneet kyseessä olevista tuotetiedoista kyselyn ja joilla on erillisen palvelusopimuksen perusteella oikeus nähdä kyseinen tuotetieto.
  2. Asiakas tallentaa tuotetiedot palveluun joko selainkäyttöliittymän kautta tai lähettämällä tiedot omasta järjestelmästään XML-muotoisina       tuotetietosanomina. Media-aineistot tallennetaan selainkäyttöliittymän kautta tai lähettämällä tiedot ohjelmointirajapinnan (API) kautta.
  3. Palveluun tehtävät liittymät tehdään palveluntarjoajan asiakkaalle toimittaman kulloinkin voimassa olevan liittymäohjeistuksen (Operation manual) mukaisesti. Ajantasainen ohjeistus on julkaistu ja asiakkaan saatavilla palvelun verkkosivuilla www.gs1.fi.

Suomen markkinoilla toimii myös useita tuotetietojen tallennuspalveluyrityksiä, jotka tallentavat tuotetietoja yritysten puolesta selainkäyttöliittymän kautta Synkkaan.

Palvelussa säilytetään sekä voimassa olevat, että mahdolliset tulevaisuudessa voimaan tulevat tuotetietoversiot. Tuotetietopankissa ei säilytetä tuotteen aikaisempia tuotetietoversioita.

Asiakkailla on 50 Gt tallennustilaa käytettävissään mediatiedostoja varten. Mahdollisesta lisätilasta on neuvoteltava palveluntarjoajan kanssa.

4. Palvelun ylläpito ja kehittäminen

Palveluntarjoaja kehittää palvelua GDSN (Global Data Syncronization Network) standardin, viranomaismääräysten sekä asiakkaiden vaatimusten mukaisesti.

Palveluntarjoaja vastaa palvelun jatkuvasta ylläpidosta ja asiakastuesta tämän palvelukuvauksen mukaisesti.

Palveluun kuuluu erillinen seurantaryhmä, jonka tehtävänä on mm. osallistua palvelun kehittämiseen ja palveluun liittyvään muutosviestintään. GS1 nimeää seurantaryhmän jäsenet

5. Palvelutaso

Palvelun palveluaika on arkisin klo 9.00-15.00. Palvelu on asiakkaan käytettävissä vuorokauden ympäri seitsemänä päivänä viikossa käyttöehtojen mukaisesti, mutta palvelutarjoaja ei takaa tai vastaa palvelun käytettävyydestä palveluajan ulkopuolella. Palveluntarjoaja pyrkii siihen, että palvelu on asiakkaille saatavilla vähintään 98 % palveluajasta.

Palveluntarjoaja ilmoittaa asiakkaalle etukäteen tiedossaan olevista ja suunnitelluista palvelun käyttökatkoista hyvissä ajoin, vähintään kolme (3) vuorokautta ennen käyttökatkosta palvelun kotisivuilla.

6. Asiakaspalvelu

Asiakkaat voivat ottaa palveluun liittyvissä kysymyksissä yhteyttä palveluntarjoajan asiakaspalveluun joko sähköpostitse asiakaspalvelu@gs1.fi tai puhelimitse numeroon 075 756 3500. Asiakaspalvelu palvelee arkisin klo 9.00–15.00. Poikkeavat asiakaspalvelun palveluajat ilmoitetaan palvelun verkkosivuilla  www.gs1.fi.

7. Voimassaolo ja muutokset

Tämä palvelukuvaus on voimassa toistaiseksi. Koska palvelu on jatkuvasti kehittyvä palvelu, palveluntarjoaja pidättää itsellään oikeuden tehdä muutoksia palvelukuvaukseen. Palveluntarjoaja pyrkii ilmoittamaan muutoksesta etukäteen. Päivitetty palvelukuvaus julkaistaan ja on kulloinkin saatavilla palvelun verkkosivuilla www.gs1.fi.