Tuotetietojen oikeellisuus

Mitä on tuotetietojen oikeellisuus

Tuotetietojen oikeellisuus on oikean tuotetiedon toimittamista oikeaan aikaan tuotetiedon hyödyntäjille. Lisäksi oikeellisuutta on myös tuotetietojen ajan tasalla pitäminen.  

Tuotetietojen oikeellisuuteen vaikuttaa myös sovittu tuotetietojen välitystapa. Suomessa on sovittu, että tuotetietoja välitetään tuotetietopankin avulla tiedontoimittajalta tuotetiedon vastaanottajalle.

Mikä määrittää tuotetietojen oikeellisuuden

Tuotetietopankissa noudatetaan sääntöjä kuinka tiedot pitää ilmoittaa. Säännöt tulevat lainsäädännöistä, viranomaisten asetuksista ja tuotetiedon hyödyntäjien vaatimuksista. Säännöt on määritelty ja käyty Yhteiset käytännöt -työryhmässä jossa on edustettuina sekä tiedontoimittajia että vastaanottajia. Lisäksi kansainväliset säännöt, esim. GTIN-koodisäännöt, säätelevät tuotetietojen antamista.

Kaikki tuotetietopankissa oleva tieto kuuluu oikeellisuuden piiriin, kaiken tuotetietopankkiin syötetyn pitää olla oikeaa. Puuttuvaa tietoa käsitellään kuten virheellistä tietoa.

Tuotteesta ilmoitetut tiedot tulee täsmätä tuotteessa oleviin tai siitä saataviin tietoihin.

Kuka vastaa tuotetietojen oikeellisuudesta

Tuotetietojen oikeellisuudesta vastaa aina tiedontoimittaja. Hänellä on vastuu toimittaa tieto oikeaan aikaan oikeassa muodossa sovittuja yhteystapoja käyttäen. Lisäksi hänellä on vastuu informoida mikäli tuotetiedoissa on virhe.

Tuotetiedon vastaanottajilla on velvollisuus käsitellä tuotetietoa niin että sen oikeellisuus säilyy. Mikäli vastaanottaja muokkaa tietoa poikkeamaan tiedontoimittajan ilmoittamasta, siirtyy vastuu tiedon oikeellisuudesta muokkaajalle.

Miksi oikeellisuus on tärkeää

Tuotetietoa välitetään eteenpäin eri järjestelmissä aina kuluttajan hyödynnettäväksi asti. Virheellinen tieto voi aiheuttaa vaaratilanteita esim. virheelliseti ilmoitetut allergeenit tai vaarallisten aineiden tiedot.

Virheellisen tiedon korjaaminen kaikista järjestelmistä on kallista. Virhe on halpa tehdä mutta kallis korjata. Virheellisen tiedon kustannukset tulevat ylimääräisestä työstä, sekä tiedontoimittajalla että –vastaanottajalla.

Tiedon tulkitseminen on helpompaa jos ilmoittamisessa käytetään sovittuja tapoja, näin säästyy aikaa ja rahaa.

Tilaus-toimitusketjun toimintavarmuuden varmistaminen, oikeiden tuotetietojen avulla tiedetään mitä tilataan ja mitä ja kuinka paljon tuotetta saadaan.

Virheiden vaikutus tuotteen pääsemisessä valikoimiin, esim. tuotteelta puuttuu sen lisätietoja (Luomumerkit / Reilu Kauppa...) nämä tuotteet eivät tule tarjolle etsittäessä näiden ominaisuuksien tuotteita.

Miten tuotetiedon laatua voi parantaa?

  • Oman tuotetietoprosessin toiminnan tarkistaminen ja parantaminen
  • Noudattamalla GS1 ohjeistuksia sekä koulutuksissa opetettuja sääntöjä tuotetietojen ilmoittamisesta
  • Olemalla tarkka ja huolellinen
  • Tarpeeksi resursseja tuotetietojen käsittelyyn ja syöttämiseen
  • Aktiiviisesti kommunikoimalla, jos on epävarma kannattaa kysyä ja varmistaa