Lopetettavien tuotteiden ja pakkausten käsittely

Päivitetty 14.6.2016

Tiedontoimittajat perustavat Synkka Tuotteeseen tuotteiden ja pakkausten tiedot vastaanottajien saataville. Lopetuksen tullessa ajankohtaiseksi, on tiedontoimittajien annettava tuotteille ja pakkauksille tiedot mistä lähtien ne eivät ne enää ole vastaanottajien saatavilla.

Ohjeen sisältö

Mitä tietoja pitää ilmoittaa?
Milloin pitää ilmoittaa tuotteen lopettamisesta?
Lopetettavien tuotteiden tietojen välittäminen tuotetietosanomalla
Lopetettujen tuotteiden uudelleenaktivointi
Tuotteen edustuksen vaihtuminen
Private Label-tuotteiden lopettaminen Synkka Tuotteessa
Lopetettavien tuotteiden käsittely tuotetietojen vastaanottajilla
Muutoshistoria

Mitä tietoja pitää ilmoittaa?

Lopetettaville tuotteille ilmoitettavat tiedot riippuvat siitä onko kyseessä toimituksissa ollut tuote vaiko uutuustuote, jonka lanseeraus perutaan.

Tieto tuotteen ja/tai pakkauksen lopettamisesta tulee antaa jokaiselle pakkaushierarkian tasolle jota lopettaminen koskee.

Esim. mikäli vähittäistuote lopetetaan, on jokaiselle pakkaushierarkian yksikölle joka sisältää ko. vähittäistuotetta annettava tiedot toimitusten lopettamisesta. Tämä koskee myös kaikki lajitelmia joihin vähittäistuote kuuluu. Kuljetuspakkauksista tarvitsee päivittää tiedot lopettamisesta vain niille ylemmille pakkaushierarkian osille joihin ko. lopetettava kuljetuspakkaus sisältyy.

Saatavuus päättyy F7221

Kaikille lopetettaville tuotteille ja pakkauksille on ylläpidettävä, Saatavuus päättyy F7221- ja Tuotanto lopetettu: pvm F7242 tieto.

Saatavuus päättyy F7221, tieto kertoo ensisijaisesti sen, että tuotteen elinkaari on päättymässä. Saatavuus päättyy F7221 -tiedoksi, annetaan sen kuukauden viimeinen päivä jolloin tuotetta voidaan toimittaa koko kuukausi. Tämän tiedon avulla tuotetiedon vastaanottajat pystyvät tunnistamaan minkä valikoimajakson loppuun asti tuote on toimituksissa.

Tuotanto lopetettu: pvm F7242

Valikoimissa ja toimituksissa olleille tuotteille annetaan, Saatavuus päättyy F7221 – tiedon lisäksi Tuotanto lopetettu: pvm F7242.
Tuotanto lopetettu: pvm F7242 tiedoksi annetaan suunniteltu tuotannon tai maahantuonnin lopettamispäivä.

Tämä tieto kertoo vastaanottajille sen, että tuotetta ei ole kyseiseltä toimittajalta enää mahdollista tilata.
Lopetettavalle tuotteelle annetaan aina:

  • Saatavuus päättyy F7221
  • Tuotanto lopetettu: pvm F7242.
  • Muutos julkaistaan Korjaus/CORRECT-toiminnolla.

Kun Tuotanto lopetettu: pvm F7242 on ohitettu, siirtyy poistettu tuote Lakkautettu-tilaan käyttöliittymässä.

Lanseeraus peruttu: pvm F7241

Tämä tieto koskee uutuustuotteita, joiden tuotetiedot on välitetty tuotetietopankin kautta tuotetietojen vastaanottajille, mutta jotka eivät tule kenenkään valikoimiin.

Tämä tieto annetaan tuotteille joita ei oteta mihinkään valikoimiin, eikä tarkoituksena ole tarjota tuotetta seuraaville valikoimajaksoille, sekä tuotteille joiden lanseeraus perutaan toimittajan toimesta.

Näille tuotteille annetaan aina:

  • Saatavuus päättyy F7221
  • Lanseeraus peruttu: pvm F7241 –tieto.

Lanseeraus peruttu: pvm F7241 – tiedoksi annetaan kuluva päivä.

Saatavuus päättyy F7221-tiedoksi annetaan tuotteen Saatavuus alkaa F7224 päivämäärästä, seuraava päivä.

Esimerkki. Uutuustuotteen Synkka sukkahousujen lanseeraus oli suunniteltu alkavaksi syyskuussa ja Saatavuus alkaa F7224 päiväksi on annettu 1.9.2016. Tuotannollisten ongelmien vuoksi lanseeraus joudutaan perumaan ja tieto pitää viedä tuotetietopankkiin:

  • Saatavuus päättyy F7221 -tiedoksi annetaan 2.9.2015.
  • Lanseeraus peruttu: pvm F7241 tiedoksi annetaan kuluva päivä
  • Muutos julkaistaan Korjaus/CORRECT-toiminnolla.

Lanseeraus siirtyy

Tuotteen lanseerauksen siirtymisestä ilmoitetaan tuotetietopankissa antamalla Saatavuus päättyy F7221 ja Lanseeraus peruttu: pvm F7241 -päivämäärät. Päivämäärät annetaan samalla tavalla kuten kohdassa Lanseeraus peruttu: pvm F7241, on kuvattu.

Kun Lanseeraus peruttu: pvm F7241 on ohitettu, siirtyy poistettu tuote Peruutettu-tilaan käyttöliittymässä.

Kun tuotteen lanseeraaminen on taas ajankohtaista tehdään uusi tuoteversio ja annetaan voimaantulopäivä. Sen lisäksi päivitetään seuraavat kentät:

  • Saatavuus alkaa F7224, annetaan uusi päivämäärä
  • Saatavuus päättyy F7221, tyhjennetään tiedot
  • Lanseeraus peruttu: pvm F7241, tyhjennetään tiedot
  • Muutos julkaistaan Korjaus/CORRECT-toiminnolla.

Milloin pitää ilmoittaa tuotteen lopettamisesta?

Tuotteen lopettamisen ilmoituksen ajankohta riippuu siitä onko kyseessä tuotannossa ollut tuote vaiko tuote jonka lanseeraus perutaan.

Toimituksissa/valikoimissa olevan tuotteen lopettamisesta pitää ilmoittaa etukäteen vastaanottajien ilmoittamien aikataulujen mukaisesti. Valikoimajaksolle tarkoitetut uutuustuotteet ja valikoimista lopetettavat tuotteet pitää ilmoittaa saman aikataulun mukaisesti. Tuotetiedon vastaanottajat ilmoittavat käyttämänsä aikataulut.

Tuotteille, joiden lanseeraus perutaan, tieto ilmoitetaan heti kun lanseerauksen peruuntumisesta tiedetään. Huomioitavaa on se, että GTIN-koodin karenssiajan päättymispäivä lasketaan siitä päivästä kun tieto lanseerauksen perumisesta on julkaistu Synkka -tuotetietopankkiin.

Valikoimista jo poistuneiden tuotteiden käsitteleminen

Tuotteen lopettamisesta pitää ilmoittaa etukäteen tuotetietopankkiin, mutta joskus voi olla tilanne että toimenpiteet tuotteen poistamisesta on jäänyt tekemättä. Tuotteelle pitää silloin jälkikäteen käydä antamassa poistopäivämäärät.

  • Saatavuus päättyy F7221, tiedoksi annetaan kuluva päivä
  • Tuotanto lopetettu: pvm F7242, tiedoksi annetaan kuluva päivä

Jos kyseessä on tuote jonka lanseeraus on peruttu, annetaan poistopäivämäärät seuraavalla tavalla.

  • Saatavuus päättyy F7221, tiedoksi annetaan kuluva päivä
  • Lanseeraus peruttu: pvm F7241 tiedoksi annetaan kuluva päivä
  • Muutos julkaistaan Korjaus/CORRECT-toiminnolla

Lopetettavien tuotteiden tietojen välittäminen tuotetietosanomalla

Integraatiota käyttävät tiedontoimittajat lähettävät tuotetietosanomilla Saatavuus päättyy F7221 -tiedon sekä joko Tuotanto lopetettu: pvm F7242- tai Lanseeraus peruttu: pvm F7241 -tiedon Synkka Tuotteeseen. Voimaantulopäivämäärän pitää olla sama kun sillä versiolla/tuotteella, jolle poisto ollaan tekemässä.

Esim. jos tuotteen tämän hetkinen voimaantulopäivämäärä Synkka Tuotteessa on 3.1.2016, tulee voimaantulopäivämäärän olla myös 3.1.2016 jos sille tuotetietoversiolle ollaan tekemässä poistoa.

Lopetettujen tuotteiden uudelleenaktivointi

Tuotteet ja pakkaukset, jotka on lopetettu Synkka Tuotteessa, voidaan uudelleenaktivoida. Tuote voidaan uudelleenaktivoida kahdella tapaa, joista alla on kuvattu esimerkkitapaukset.

Lopetus perutaan ilman toimituskatkoa

Tässä tapauksessa tuotteelle on tehty poisto ja julkaisemisen jälkeen huomataan, ettei ko. tuotetta olisikaan pitänyt lopettaa. Esimerkiksi lopetus on tehty vahingossa väärälle tuotteelle.

Tuotteen uudelleenaktivointi tapahtuu muokkaamalla tuotteen viimeisintä tuoteversiota. Tämä muokkaus tehdään käyttöliittymässä klikkaamalla Muokkaa-kuvaketta. Tämän jälkeen poistetaan tiedot Saatavuus päättyy F7221 – tieto sekä joko Tuotanto lopetettu: pvm F7242- tai Lanseeraus peruttu: pvm F7241 – tieto. Muutos julkaistaan Korjaus/CORRECT-toiminnolla.

Lopetus perutaan toimituksista poistuneelle tuotteelle

Tässä tapauksessa tuotteelle on tehty poisto Synkka Tuotteeseen ja sen toimitukset on lopetettu. Eteen tulee kuitenkin tarve aloittaa saman tuotteen toimitukset uudelleen.

Tuotteen uudelleenaktivointi tapahtuu tekemällä uusi tuotetietoversio. Tämä tapahtuu käyttöliittymässä klikkaamalla Uusi tuoteversio-kuvaketta. Version voimaantulopäiväksi F7188 annettaan sen kuun ensimmäinen päivä, jolloin tuotetta voidaan toimittaa koko kuukausi. Tämän jälkeen poistetaan tiedot, Saatavuus päättyy F7221- sekä Tuotanto lopetettu: pvm F7242 -kentistä. Lisäksi ylläpidetään Saatavuus alkaa F7224 -tieto, johon annetaan sen jakson alkamispäivä jolle tuote on tarkoitettu.
Muutos julkaistaan Korjaus/CORRECT-toiminnolla

Tuotteen edustuksen vaihtuminen

Maahantuotavilla tuotteilla edustuksen vaihtuessa tuotteen vanha edustaja tekee tuotteelle lopetuksen. Uusi edustaja perustaa tuotteen oman GLN-numeron alle.

Edustuksen vaihtamisen vuoksi lopetettaville tuotteille annettavat tiedot ja toimenpiteet

Vanha edustaja poistaa tuotteen näkyvyyden rajaamalla näkyvyyden omalle GLN-numerolleen siinä vaiheessa kun edustus loppuu. Tämän jälkeen tulee antaa valikoimistaan poistuville tuotteelle, Saatavuus päättyy F7221- ja Tuotanto lopetettu: pvm F7242 -tiedon.

  • Saatavuus päättyy F7221 -päiväksi annetaan kuluva päivä
  • Tuotanto lopetettu: pvm F7242 –päiväksi annetaan kuluva päivä
  • Muutos julkaistaan Korjaus/CORRECT-toiminnolla

Huomaa että kaikki edustuksen vaihtumiseen liittyvät toimenpiteet tehdään samalla kertaa. Toimenpiteitä ei voi tehdä etukäteen vaan ne täytyy tehdä edustuksen siirtymishetkellä.

Huomaa myös että näkyvyyden rajaaminen pitää tehdä ennen poistopäivämäärien tallentamista, jotta tuotetietosanomaa ei muodostu.

Private Label-tuotteiden lopettaminen Synkka Tuotteessa

Lopetettavan Private Label-tuotteen näkyvyys poistetaan rajaamalla näkyvyys omalle GLN-numerolle siinä vaiheessa kun tuote on poistunut toimittajan valikoimista. Tämän jälkeen tulee antaa valikoimasta poistuneelle tuotteelle, Saatavuus päättyy F7221- ja Tuotanto lopetettu: pvm F7242 -tiedot.

Lopetettavalle Private Label -tuotteelle annetaan seuraavat tiedot:

  • Saatavuus päättyy F7221
  • Tuotanto lopetettu: pvm F7242
  • Muutos julkaistaan Korjaus/CORRECT-toiminnolla

Saatavuus päättyy F7221 -päiväksi annetaan tuotteen sovittu viimeinen valmistuspäivä. Samaa päivämäärää voi käyttää Tuotanto lopetettu: pvm F7242 -kentässä.

Saatavuus päättyy F7221- ja Tuotanto lopetettu: pvm F7242 –tieto tulee antaa etukäteen Synkka Tuotteeseen.

Lopetettavien tuotteiden käsittely tuotetietojen vastaanottajilla

Tuotetietojen vastaanottajien ensisijainen tieto tuotteen lopettamisesta tulee Saatavuus päättyy F7221 -tiedosta. Tämä kertoo vastaanottajille milloin tuote tulee loppumaan.

Tuotanto lopetettu: pvm F7242- tai Lanseeraus peruttu: pvm F7241 -tiedot tulevat lisätietona, jotka kertovat minkä tyyppinen lopetus on kyseessä.

Muutoshistoria

Päiväys Muutos Tekijä
23.5.2016 Valmis. GS1 Finland Oy
14.6.2016 Siirretty Word-pohjalta verkkosivupohjalle. GS1 Finland Oy