Tuotetietojen oikeellisuus
Tuotetietojen oikeellisuus on oikean tuotetiedon toimittamista oikeaan aikaan tuotetiedon hyödyntäjille. Tuotetietojen oikeellisuuteen vaikuttaa myös sovittu tuotetietojen välitystapa. Suomessa on sovittu, että tuotetietoja välitetään WS1 Sinfos –tuotetietopankin avulla tiedontoimittajalta tuotetiedon vastaanottajalle.
WS1 Sinfos –tuotetietopankissa noudatetaan sääntöjä kuinka tiedot pitää ilmoittaa. Säännöt on määritelty Yhteiset käytännöt -työryhmässä jossa on edustettuina sekä tiedontoimittajia että vastaanottajia. Lisäksi kansainväliset säännöt, esim. GTIN-koodisäännöt, säätelevät tuotetietojen antamista. Kaikki tuotetietopankissa oleva tieto kuuluu oikeellisuuden piiriin, kaiken WS1 Sinfokseen syötetyn pitää olla oikeaa. Puuttuvaa tietoa käsitellään kuten virheellistä tietoa.
Miksi tuotetietojen oikeellisuus on niin tärkeää?
- Virheellinen tieto voi aiheuttaa vaaratilanteita, esim. virheellisesti ilmoitetut allergeenit tai vaarallisten aineiden tiedot
- Virheellisen tiedon korjaaminen on kallista. Virhe on halpa tehdä mutta kallis korjata. Virheellisen tiedon kustannukset tulevat ylimääräisestä työstä
- Tiedon tulkitseminen on vaikeaa jos ei ole yhtenäisiä sääntöjä tiedon ilmoittamiselle
- Tilaus-toimitusketjun toimintavarmuuden varmistaminen, oikeiden tuotetietojen avulla tiedetään mitä tilataan ja mitä ja kuinka paljon tuotetta saadaan
- Virheiden vaikutus tuotteen pääsemisessä valikoimiin, esim. tuotteelta puuttuu sen lisätietoja (Luomumerkit / Reilu Kauppa...) nämä tuotteet eivät tule tarjolle etsittäessä näiden ominaisuuksien tuotteita
Miten tuotetietojen laatua voi parantaa?
- Noudattamalla koulutuksissa opetettuja sääntöjä tuotetietojen ilmoittamisesta
- Olemalla tarkka ja huolellinen
- Tarpeeksi resursseja tuotetietojen käsittelyyn ja syöttämiseen
- Aktiiviisesti kommunikoimalla, jos on epävarma kannattaa kysyä ja varmistaa
Tuotetietojen laadunhallintajärjestelmä
Tuotetietojen laadunhallintajärjestelmän toteuttaminen-opas on tehty osana Tuotetiedot Kuntoon! –projektia. Oppaan tarkoitus on antaa käytännön tietoa toimenpiteistä joiden avulla yritykset
voivat parantaa tuotetietojensa laatua ja miten sitä ylläpidetään. Opas on tarkoitettu ainoastaan apuvälineeksi ja yleisohjeeksi pyrittäessä kestävään ja laadullisesti korkeatasoiseen tietojen ylläpitoon,
eikä se kata kaikkia mahdollisia prosesseja, joissa käsitellään tuotetietoja tai ollaan tekemisissä tuotetietojen laadun kanssa.
Tuotetietojen laadunhallintajärjestelmän toteuttaminen-opas on osa GS1:sen maailmanlaajuista Data Quality Framework –ohjeistusta.
Tähän Data Quality Framework-ohjeistukseen kuuluu myös kaksi excel pohjaista työkalua, jotka ovat tällä hetkellä saatavilla ainoastaan englanniksi:
- KPI tuloskortti / Data Quality KPI Checklist v3.0
- Auditoinnin tuloskortti / Data Quality KPI Checklist v3.0
Lataa opas ja liitteet:
Tuotetietojen laadunhallintajärjestelmän toteuttaminen
